Qué exige la norma colombiana
Si llevas historia clínica en Colombia, estas son las normas que enmarcan cómo debes manejarla. No son un adorno: cada una tiene una consecuencia práctica sobre cómo se guarda, quién la ve y cuánto dura.
- Resolución 1995 de 1999
- Reglas para el manejo de la historia clínica: quién la diligencia, cómo se ordena y cómo se garantiza su reserva.
- Resolución 839 de 2017
- Manejo, custodia, conservación, retención y disposición final de las historias clínicas.
- Ley 1090 de 2006
- Ejercicio de la Psicología, secreto profesional y manejo de los registros que produces.
- Ley 1581 de 2012
- Protección de datos personales. La información de salud es dato sensible: exige finalidad, seguridad y control.
- Ley 2015 de 2020 y Resolución 866 de 2021
- Historia clínica electrónica interoperable y elementos de datos clínicos relevantes.
Esta explicación es informativa y no constituye concepto jurídico. Antes de tomar decisiones sobre tu archivo clínico, conviene validarlas con asesoría especializada.
Qué debe conservar cada registro clínico
Una historia clínica sirve si, años después, alguien puede responder con ella: qué se hizo, cuándo, quién lo hizo y si algo se modificó. Por eso cada entrada de Vita360 conserva siempre:
- Fecha y hora del registro.
- Profesional responsable de cada atención.
- Identificación del paciente al que corresponde.
- Tipo de atención o de registro.
- Contenido clínico: motivo de consulta, evaluación, diagnóstico e intervención.
- Estado del registro y evidencia de creación, modificación o aprobación cuando corresponda.
Además, el diagnóstico se registra con CIE-11 y los procedimientos con códigos RIPS en lugar de quedar solo como texto libre. Eso es lo que permite después medir, facturar y auditar sin reinterpretar lo que alguien escribió.
Corregir no es reescribir
El error clásico de una historia en texto plano es sobrescribir la nota: el contenido viejo desaparece y con él la posibilidad de saber qué se corrigió y por qué. En Vita360 las entradas son inmutables. Si algo hay que ajustar, se registra una corrección como entrada nueva y ambas quedan conservadas, con sus fechas y responsables.
Es la regla que hace que la historia sea trazable de verdad: no hay versión final sin versión anterior.
Quién puede ver la historia clínica
La historia es reservada y el acceso se decide por rol, no por conveniencia técnica:
- Tú, como profesional, accedes solo a los pacientes de tu consultorio.
- El rol administrativo gestiona agenda, pacientes y documentos, pero no administra historia clínica ni puede borrar pacientes; sus acciones quedan auditadas.
- El paciente no ve su historia clínica. Puede solicitarla desde su portal y se le entrega una exportación oficial bajo verificación de identidad.
Que un perfil técnico tenga permisos de administración no significa que vea el contenido clínico. La información de salud mental solo la lee quien debe leerla.
Custodia: por qué no hay un botón de eliminar
Una historia clínica no se elimina como se elimina un archivo. La conservación y la disposición final siguen reglas propias y un procedimiento que debe documentarse. Por eso Vita360 no ofrece un botón que borre la historia de un paciente de un solo clic: la información clínica permanece, y su disposición se gestiona como corresponde.
La IA no escribe tu historia clínica
Es tentador dejar que una herramienta genere la nota por ti. El riesgo es evidente: un borrador sin revisión profesional no es un registro clínico, y una transcripción automática no equivale a una nota aprobada. El Asistente IA de Vita360 está deliberadamente fuera de la historia clínica: te ayuda con lo administrativo, no redacta tus registros, y todo lo que hace queda auditado.
Lo que se guarda como historia clínica es siempre lo que tú escribes y decides.
Entregar la historia cuando el paciente la pide
El paciente tiene derecho a su información. Desde su portal puede solicitar la historia clínica, y la entrega se hace como exportación en PDF o ZIP bajo verificación de identidad: existe un canal formal, trazable y libre de enlaces públicos abiertos.
Preguntas frecuentes
- ¿El paciente puede ver su historia clínica en el portal?
- No. La historia clínica individual no se muestra en el portal del paciente, porque es un documento reservado. Lo que sí puede hacer es solicitarla, y recibe una exportación oficial previa verificación de su identidad.
- ¿Puedo corregir una nota que ya guardé?
- Sí, y la corrección queda registrada. Las entradas son inmutables: el contenido original se conserva y el ajuste se guarda como una entrada nueva, con su fecha y su responsable. Así siempre se puede reconstruir qué cambió.
- ¿Puedo borrar la historia de un paciente?
- No con un solo clic. La historia clínica está sometida a reglas de conservación y custodia, así que la plataforma no ofrece un borrado directo: la conservación y la disposición final se manejan según el procedimiento aplicable.
Lleva la historia clínica como la norma espera que la lleves
Registros inmutables, acceso por rol y exportación formal cuando el paciente la pide.