Política de Tratamiento de Datos Personales

I. Introducción

En Vita360 reconocemos la importancia de la privacidad y confidencialidad de la información personal. Por ello, esta Política de Tratamiento de Datos Personales (la "Política") describe la manera, finalidades y usos para los cuales tratamos tus Datos Personales como Responsables del Tratamiento, así como la forma en que puedes ponerte en contacto con nosotros y ejercer tus derechos, y demás información relacionada con el Tratamiento de tu información personal. Esta Política aplica respecto de los Datos Personales de todos los grupos de Titulares frente a los cuales recolectamos y procesamos información.

En adelante nos referiremos a Vita360, identificada con NIT. No. [NIT de Vita360], con domicilio en [Dirección de Vita360] y teléfono [Teléfono de Vita360] como ("Vita360", "Nosotros" o el "Responsable").

II. Definiciones

Paciente: Es la persona vinculada por el Profesional de la salud mental a la Plataforma Vita360 a través del usuario asignado a un Profesional de la salud.
Cookie: Una cookie es un fichero (archivo) que se descarga en tu dispositivo y almacena información de carácter técnico, como, por ejemplo, preferencias personales, personalización de contenidos, información que has llenado previamente en un formulario para evitar que la tengas que volver a llenar. Las Cookies nos permiten, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos y tendencias de navegación de un usuario o de su equipo de cómputo.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Plataforma Vita360: Corresponde al sitio web, aplicación o desarrollo tecnológico de propiedad de Vita360, a través del cual presta sus servicios a los Profesionales de la salud mental previamente registrados, para permitirles acceder a soluciones de gestión automatizada de labores administrativas de su consultorio incluyendo, pero no limitándose al manejo de historias clínicas, envío de actividades y documentos como parte del proceso terapéutico, agendamiento, entre otros.
Profesional de la salud mental/Profesional: Es el Profesional que brinda sus servicios a un Paciente, para lo cual utiliza la Plataforma Vita360 con el fin de gestionar administrativamente sus procesos y actividades relacionadas con la prestación de los servicios profesionales de salud suministrados al Paciente.
Responsable del Tratamiento/Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre una base de Datos Personales y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos de la presente Política, Vita360 actúa exclusivamente en su calidad de Responsable del Tratamiento, motivo por el cual únicamente se consignan las disposiciones, finalidades y tipos de Tratamiento asociados a dicho rol. En consecuencia, no se incluyen las actividades que Vita360 desarrolla en calidad de Encargado del Tratamiento, las cuales se encuentran reguladas en los acuerdos contractuales específicos celebrados con los respectivos Responsables (p.ej., Profesionales de la salud mental).
Titular: Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Vita360 como Responsable, tales como los Profesionales de la salud mental, Pacientes, colaboradores y proveedores.
Tratamiento: Cualquier operación o procedimiento físico o automatizado que se realice sobre los Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
Transferencia: Se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a otro Responsable, ubicado dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: Se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera de Colombia, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.

III. Lo que todo Profesional y Paciente debe conocer sobre el rol de Vita360 frente a los Datos Personales

Vita360 presta servicios de computación en la nube, en la modalidad Software como Servicio, y pone a disposición una plataforma tecnológica llamada "Vita360" (la "Plataforma Vita360"), que les permite a los Profesionales de la salud mental (los "Profesionales") gestionar labores administrativas como el manejo de historias clínicas, programación de citas, entre otras actividades relacionadas con la prestación de los servicios profesionales de salud a los pacientes (los "Pacientes").

Vita360 es responsable de garantizar el adecuado Tratamiento de los Datos Personales de los Pacientes, exclusivamente en lo relacionado con permitir el acceso, funcionalidad y soporte de la Plataforma. En ninguna circunstancia, Vita360 se responsabilizará ante los Pacientes como Responsable del Tratamiento respecto a la adecuada gestión de los Datos Personales a los que tenga acceso o que le sean compartidos por el Profesional, y los cuales se tratan para las finalidades relacionadas con los servicios profesionales de salud que el Profesional presta.

El Profesional es quien debe garantizar a los Pacientes el adecuado Tratamiento de su información personal relacionada con la gestión de su historia clínica, la gestión de citas, recordatorios, diagnósticos, y en general para todas las demás finalidades relacionadas con la prestación de los servicios profesionales de salud y las actividades que ello implica. En estos casos, es decir, el apoyo en cuanto a los servicios de salud suministrados por el Profesional, Vita360 trata los Datos Personales como un Encargado del Tratamiento, ello es, de acuerdo con las instrucciones dadas por el Profesional.

3.1. ¿Cómo tratamos tus Datos Personales?

En Vita360 reconocemos que, como Titular de tus Datos Personales, tienes derecho a contar con una expectativa razonable de tu privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, tus responsabilidades, derechos y obligaciones con Nosotros. Para tu conocimiento, tus Datos Personales serán sujetos a los siguientes tipos de Tratamiento:

Recolección
Almacenamiento
Uso
Supresión

IV. ¿Para qué finalidades tratamos tus Datos Personales?

Dependiendo de tu relación particular con Vita360, las finalidades para las cuales realizamos el Tratamiento de tus Datos Personales son:

4.1. Si eres un Profesional de la salud mental, tratamos tus Datos Personales para:

Gestionar la relación precontractual y contractual.
Registrar los Datos Personales en los sistemas de Vita360 para desarrollar las finalidades detalladas en esta sección.
Crear la cuenta del Profesional en la Plataforma Vita360.
Gestionar el acceso y la configuración de la cuenta del Profesional en la Plataforma Vita360 y mantener seguras y operativas sus funcionalidades.
Realizar verificaciones de la identidad del Profesional antes de entablar cualquier relación contractual y cada vez que solicite ingreso a la Plataforma Vita360.
Prevenir usos indebidos, accesos no autorizados y fraudes a la Plataforma Vita360.
Gestionar la suscripción, facturación, pagos, cobros, y las demás actividades contables y administrativas.
Administrar la infraestructura tecnológica de Vita360, incluyendo mantenimientos, actualizaciones y resolución de incidentes.
Proveer soporte técnico y capacitación sobre el uso y funcionalidades de la Plataforma Vita360.
Realizar Transmisiones de los Datos Personales, compartiendo con terceros proveedores que soporten las actividades de Tratamiento de información de Vita360 (incluyendo, pero sin limitarse a, proveedores de almacenamiento en la nube o de mensajería).
Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias, y comunicar los Datos Personales a las autoridades cuando corresponda.
Emitir certificados derivados de la relación contractual.
Adelantar estudios de uso de la Plataforma para desarrollar nuevas funcionalidades o servicios.
Realizar encuestas de satisfacción y comunicaciones para la mejora del servicio, así como contactos comerciales, publicitarios, de gestión de cobranza y aquellos propios de la relación contractual por e-mail, SMS, WhatsApp, llamadas telefónicas y cualquier otro canal electrónico o físico.
Desarrollar gestiones de control y prevención del fraude y de lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas nacionales e internacionales.
Informar sobre cambios sustanciales en nuestra Política.
Atender consultas, reclamos, quejas y demás peticiones.
Publicar tus imágenes y videos promocionando el uso de la Plataforma Vita360 en los sitios web y redes sociales de Vita360, lo cual solo ocurrirá cuando lo autorices expresamente, caso en el cual solicitaremos la firma de un formato específico para estos fines.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación que sostengas con Vita360 o de la autorización que nos hayas dado.

4.2. Si eres un Paciente, tratamos tus Datos Personales para:

Recibir del Profesional que te haya vinculado a la Plataforma Vita360, tu información de acceso a esta para verificar tu identidad al ingresar por primera vez a la misma.
Registrar los Datos Personales en los sistemas de Vita360 para desarrollar las finalidades detalladas en esta sección.
Gestionar el acceso y la configuración de la cuenta del Paciente en la Plataforma y mantener seguras y operativas las funcionalidades de la Plataforma.
Realizar verificaciones de la identidad del Paciente cada vez que solicite ingreso a la Plataforma Vita360.
Prevenir usos indebidos, accesos no autorizados y fraudes a la Plataforma Vita360.
Administrar la infraestructura tecnológica de Vita360, incluyendo mantenimientos, actualizaciones y resolución de incidentes.
Proveer soporte técnico y capacitación sobre el uso y funcionalidades de la Plataforma Vita360.
Realizar Transmisiones de los Datos Personales, compartiendo con terceros proveedores que soporten las actividades de Tratamiento de información de Vita360 (incluyendo, pero sin limitarse a proveedores de almacenamiento en la nube o de mensajería).
Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias (en caso de aplicar), y comunicar los Datos Personales a las autoridades cuando corresponda.
Adelantar estudios de uso de la Plataforma para desarrollar nuevas funcionalidades o servicios.
Informar sobre cambios sustanciales en nuestra Política.
Atender consultas, reclamos, quejas y demás peticiones.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación que sostengas con Nosotros o de la autorización que nos hayas dado.

4.3. Si eres un proveedor de bienes y servicios o de capital y eres persona natural o el punto de contacto de aquellos proveedores que sean personas jurídicas, tratamos tus Datos Personales para:

Registrar los Datos Personales en los sistemas de Vita360 para desarrollar las finalidades detalladas en esta sección.
Agotar procesos de selección.
Gestionar la relación precontractual y contractual.
Verificar la identidad del proveedor.
Desarrollar gestiones de control y prevención del fraude y de lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas nacionales e internacionales.
Validar las referencias personales, profesionales, historial laboral y judicial.
Realizar Transmisiones de los Datos Personales, compartiendo con terceros proveedores que soporten las actividades de Tratamiento de información de Vita360 (incluyendo, pero sin limitarse a proveedores de almacenamiento en la nube o de mensajería).
Gestionar la facturación, pagos, cobros, y las demás actividades contables y administrativas.
Realizar contactos comerciales y propios de la relación contractual por e-mail, SMS, WhatsApp, llamadas telefónicas y cualquier otro canal electrónico o físico.
Emitir certificados derivados de la relación contractual.
Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias, y comunicar los Datos Personales a las autoridades cuando corresponda.
Informarte sobre cambios sustanciales en nuestra Política.
Atender consultas, reclamos, quejas y demás peticiones.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación que sostengas con Nosotros o de la autorización que nos hayas dado.

4.4. Si eres un accionista de Vita360, tratamos tus Datos Personales para:

Registrar los Datos Personales en los sistemas de Vita360 para desarrollar las finalidades detalladas en esta sección.
Gestionar la relación precontractual y contractual.
Verificar la identidad del accionista.
Desarrollar gestiones de control, verificación y prevención del fraude y de lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas nacionales e internacionales.
Realizar Transmisiones de los Datos Personales, compartiendo con terceros proveedores que soporten las actividades de Tratamiento de información de Vita360 (incluyendo, pero sin limitarse a proveedores de almacenamiento en la nube o de mensajería).
Realizar contactos propios de la relación contractual por e-mail, SMS, WhatsApp, llamadas telefónicas y cualquier otro canal electrónico o físico.
Convocar reuniones ordinarias o extraordinarias de la Asamblea de Accionistas conforme a lo estipulado en los estatutos de Vita360 o la ley.
Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias, y comunicar los Datos Personales a las autoridades cuando corresponda.
Efectuar gestiones contables y administrativas.
Emitir certificados derivados de la relación contractual.
Informarte sobre cambios sustanciales en nuestra Política.
Atender consultas, reclamos, quejas y demás peticiones.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación que sostengas con Nosotros o de la autorización que nos hayas dado.

4.5. Si eres un candidato, empleado o colaborador de Vita360, tratamos tus Datos Personales para:

Registrar los Datos Personales en los sistemas de Vita360 para desarrollar las finalidades detalladas en esta sección.
Agotar procesos de selección.
Verificar la identidad, antecedentes judiciales, académicos y entorno del candidato.
Agendar entrevistas.
Incorporar tus Datos Personales en el contrato laboral o de prestación de servicios, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral o comercial y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Nosotros.
Desarrollar gestiones de control, verificación y prevención del fraude y de lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas nacionales e internacionales.
Llevar una correcta gestión de la relación laboral o comercial que te vincula con Nosotros.
Incorporar tus Datos Personales en nuestros archivos laborales activos e históricos y mantenerlos actualizados (en caso de aplicar).
Realizar Transmisiones de los Datos Personales, compartiendo con terceros proveedores que soporten las actividades de Tratamiento de información de Vita360 (incluyendo, pero sin limitarse a proveedores de almacenamiento en la nube o de mensajería).
Enviarte comunicaciones internas relacionadas con la vinculación laboral o comercial.
Administrar tus Datos Personales para que cumplamos correctamente con nuestras obligaciones como empleador (en caso de aplicar).
Gestionar tus Datos Personales y los de tu núcleo familiar sobre los cuales estés legitimado a tratar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Nosotros cumplamos con nuestros deberes como empleador (en caso de aplicar).
Expedir certificados, constancias y demás documentos que se nos soliciten en razón del vínculo que tienes con Nosotros.
Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias, y comunicar los Datos Personales a las autoridades cuando corresponda.
Informarte sobre cambios sustanciales en nuestra Política.
Atender consultas, reclamos, quejas y demás peticiones.
Publicar tus imágenes y videos promocionando el uso de la Plataforma Vita360 en los sitios web y redes sociales de Vita360.
Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación que sostengas con Nosotros o de la autorización que nos hayas dado.

4.6. Finalidades para las cuáles utilizamos la información recolectada a través de Cookies

Vita360 utiliza Cookies para brindarte un servicio de alto valor pues guarda tus preferencias, la forma, tiempo y modo en que utilizas nuestra Plataforma, así como toda la información que pueda ser de utilidad para realizar seguimiento a tus hábitos de consumo. También las utilizamos para personalizar tu experiencia de navegación, para generar métricas y analíticas acerca de los visitantes de nuestra Plataforma y reunir información que permita hacer mejoras de contenido y servicios.

Puedes rechazar el uso de Cookies mediante la configuración apropiada de tu navegador, sin embargo, debes saber que, si lo haces, no realizaremos ningún seguimiento sobre tu información cuando visites nuestra Plataforma, y esta puede no funcionar adecuadamente. Si escoges desactivar las Cookies, sólo la usaremos en tu navegador para recordar tu preferencia de no utilizar Cookies.

V. ¿Qué derechos tienes como Titular de tus Datos Personales?

Como Titular tienes los siguientes derechos frente a Vita360 en su rol de Responsable del Tratamiento:

Conocer, acceder (gratuitamente), actualizar y rectificar tus Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus Datos Personales salvo que tengas un deber legal o contractual de permanecer en nuestras bases de datos.
Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste para el Tratamiento de tus Datos Personales salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, como en el caso de los Datos Personales Públicos, tales como aquellos relativos a la profesión y oficio, nombres, apellidos y número de documento de identificación, y demás eventos establecidos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por Nosotros respecto del Tratamiento que se le ha dado a tus Datos Personales en nuestro rol de Responsables del Tratamiento.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas de protección de Datos Personales.

VI. ¿Cómo puedes ejercer tus derechos?

Como Titular de tus Datos Personales o como sujeto legitimado por el Titular o por la Ley (según se desarrolla más adelante), puedes realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de conocer, acceder (gratuitamente), actualizar, rectificar, solicitar detalles sobre el uso que se le ha dado a la información, exigir su supresión, así como revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma.

6.1. Área encargada de la atención de consultas y reclamos

Por ello, en Vita360 hemos designado al Departamento Administrativo como el área encargada de atender todas las solicitudes relativas al derecho a la protección de los datos de los Titulares, así como de velar por el cumplimiento de las normas relacionadas con ese derecho.

En ese sentido, como Titular de tus datos o como sujeto legitimado por el Titular o por la Ley, podrás ejercer los derechos de los Titulares a los que refiere la anterior Sección, enviando una comunicación al siguiente correo electrónico:

Correo electrónico: soporte@vita360.co

6.2. Verificación del vínculo entre el Peticionario y el Titular

Antes de atender cualquier consulta y/o reclamo, Vita360 confirmará el vínculo que tiene su remitente (el "Peticionario") con los Datos Personales, para corroborar que quien pretende ejercer el derecho es uno de los sujetos facultados por la Ley. Los Peticionarios pueden ser:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente con la exhibición o envío de algún documento que permita su identificación.
Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Los padres o acudientes en el caso de los menores de edad, quienes deberán acreditar su identidad y vínculo con el menor en forma suficiente con la exhibición o envío de algún documento que permita su identificación y la del menor.

6.3. Presentación de consultas

Si deseas conocer qué Datos Personales del Titular tratamos, el tipo de Tratamiento que se ha realizado sobre dicha información o solicitar la prueba de la autorización otorgada, podrás presentar una consulta. En tal evento, Nosotros, en calidad de Responsables del Tratamiento, te proporcionaremos toda la información sobre el Titular. Si no se especifica el alcance de la solicitud, te entregaremos la información contenida en el registro individual del Titular.

6.3.1. ¿Cuándo daremos respuesta a tus consultas?

Por regla general, atenderemos tus consultas dentro de los 10 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo.

Si no logramos atender tu consulta en ese plazo, nos comprometemos a informarte la razón de nuestra demora y un nuevo plazo de respuesta.

En todo caso, te daremos respuesta dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

6.4. Presentación de reclamos

Si consideras que la información del Titular, contenida en nuestras bases de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando decidas revocar la autorización o poner de presente el presunto incumplimiento de la normativa de protección de Datos Personales, podrás presentar un reclamo ante Nosotros.

Para que tu reclamo esté completo deberás enviarnos una solicitud por medio del canal dispuesto anteriormente con la siguiente información:

Acreditación de que eres una de las personas legitimadas por el Titular para ejercer sus derechos según el caso. Si no logramos identificar que eres el Titular o una de las personas legitimadas para ejercer sus derechos, es muy posible que te pidamos alguna información adicional, esto lo hacemos porque no queremos que tus Datos Personales terminen en manos de terceros no autorizados.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección electrónica o virtual para la recepción de la respuesta del reclamo.
Documentos que quieras hacer valer para sustentar la petición.

Si el reclamo resulta incompleto (por no incluir alguno de los anteriores requisitos), te contactaremos a más tardar dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que corrijas las fallas.

Si no corriges las fallas dentro de los 2 meses desde la fecha en que te contactamos, entenderemos que has desistido del reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo enviará a la persona indicada al interior de Vita360 en un término máximo de 2 días hábiles y te informaremos de tal situación.

Dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibir tu reclamo completo, incluiremos en nuestras bases de datos una nota que dirá "reclamo en trámite" y las razones que sustentaron el reclamo. Hasta tanto no resolvamos tu reclamo de fondo, mantendremos dicha nota en nuestras bases de datos.

6.4.1. ¿Cuándo daremos respuesta a tus reclamos?

Por regla general, responderemos tus reclamos dentro de los 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Sin embargo, cuando no logremos cumplir dicho plazo, nos comprometemos a informarte los motivos de nuestra demora y la fecha en que atenderemos tu reclamo.

En todo caso, nos comprometemos a responder tu reclamo dentro de los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IMPORTANTE:

Recuerda que Vita360 únicamente es Responsable de garantizarte el adecuado tratamiento de tu información personal para las finalidades descritas en la Sección V. Si tu consulta o reclamación no tiene relación con las finalidades descritas anteriormente, no podremos gestionarla. Por ejemplo, en caso de que seas un Paciente y tu consulta o reclamo se relacione con la gestión de tu historia clínica o con la prestación de los servicios de salud, deberás dirigir la petición a tu Profesional.

En todo caso, cuando verifiquemos que Vita360 no es competente para dar respuesta a una consulta o reclamo remitida por un Paciente, realizaremos el traslado de la solicitud al Profesional a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

VII. ¿Hasta cuándo conservamos tus Datos Personales?

Trataremos tus Datos Personales en nuestro rol de Responsable hasta que se cumplan las finalidades que justificaron el Tratamiento. Posteriormente, los eliminaremos de nuestros archivos, salvo que exista un deber legal o contractual que nos exija mantenerlos en nuestras bases de datos.

Sin perjuicio de lo anterior, en aquellos casos en los que Vita360 adopte el rol de Encargado, el tratamiento de los Datos Personales por parte de los respectivos Responsables se sujetará a los plazos, condiciones y finalidades definidos por estos, de conformidad con sus obligaciones legales y con los contratos que regulen la relación entre Vita360 y dichos Responsables.

Política de Tratamiento de Datos Personales de Vita360